Il multitasking, ovvero il tentativo di eseguire più attività contemporaneamente, spesso viene considerato un modo per aumentare la produttività e l'efficienza.
Tuttavia, la ricerca ha dimostrato che il multitasking potrebbe in realtà rendere meno produttivi.
In questo articolo spiegheremo:
- perché il multitasking è in generale negativo e perché non dovremmo farlo;
- cosa si può fare come alternativa al multitasking per aumentare la propria produttività;
- in quali (pochi) casi si dovrebbe fare multitasking per ottenere il massimo dalla propria giornata.
Iniziamo…
Da dove proviene il multitasking?
Il multitasking, inteso come tentativo di eseguire più attività contemporaneamente, probabilmente esiste da quando esistono gli esseri umani.
E' infatti nella nostra natura cercare di risparmiare tempo e di essere più produttivi.
Il termine "multitasking" è stato coniato negli anni '60 in riferimento ai computer, che erano apparentemente grado di eseguire più attività contemporaneamente grazie all'uso di più unità di elaborazione.
Nel caso dei computer, il multitasking si riferisce alla capacità di un computer di eseguire più attività contemporaneamente o in parallelo.
In realtà, non è vero che queste attività vengono eseguite contemporaneamente.
La verità è che il computer esegue le attività una dopo l'altra, ad una velocità molto elevata.
Come funziona il multitasking
Nei dispositivi digitali, il multitasking è possibile grazie all'uso di veloci unità di elaborazione (CPU) o unità di elaborazione grafica (GPU), che permettono al computer di passare da un'attività all'altra in modo molto efficace.
In effetti, quando un computer esegue multitasking, è in grado di passare velocemente ed efficacemente da un'attività all'altra, dando l'impressione di eseguire più attività contemporaneamente.
Questo processo è conosciuto come "time-sharing" (che significa "condivisione del tempo") in quanto l'unità di elaborazione non processa le attività in parallelo ma dedica un preciso "blocco" di tempo and una attività prima di passare a lavorare sull'altra.
Il multitasking può essere benefico per i computer, poiché permette loro di eseguire più attività efficacemente e di sfruttare le unità di elaborazione inattive.
Ad esempio, un computer può eseguire una scansione antivirus in background mentre l'utente lavora su un documento o naviga su internet.
Tuttavia, il multitasking può avere anche i suoi svantaggi, poiché può causare una diminuzione delle prestazioni e un aumento del consumo di risorse se il computer cerca di gestire troppe attività contemporaneamente.
I limiti del multitasking
Sicuramente hai già sperimentato il rallentamento del tuo computer quando hai 50 schede aperte nel browser.
Ciò accade perché il browser deve gestire tutte le 50 schede contemporaneamente e deve assegnare un bel po' di memoria per gestirle tutte.
Continua a passare da una scheda all'altra per assicurarsi che siano tutte aggiornate e questo processo richiede un po' di tempo.
Più schede apri nel browser, meno tempo il sistema ha per gestirne una.
Ad un certo punto, quando hai abbastanza schede aperte, il tempo che il sistema ha per controllare una scheda è inferiore al tempo richiesto per caricarla nella memoria.
Quando ciò accade, il tuo computer si blocca e non sei più in grado di passare da una scheda all'altra.
Questo è esattamente ciò che succede anche a noi, con la sola differenza che noi ci blocchiamo molto più prima di un computer!
A differenza dei computer, il nostro cervello non è ben attrezzato per passare velocemente da un'attività all'altra.
Pertanto, siamo molto scarsi nel fare multitasking.
Il costo del cambio di attività
Quando facciamo multitasking, cambiamo costantemente l'oggetto della nostra attenzione, passando da una attività all'altra.
Questo modo di lavorare può portare a sovraccarico cognitivo e a una diminuzione dell'efficienza.
La ricerca ha dimostrato che il multitasking può ridurre la produttività fino al 40%, poiché ci vuole del tempo perché il cervello passi da un'attività all'altra e per riacquistare la concentrazione su un'attività dopo un'interruzione.
Inoltre, il multitasking può portare a una diminuzione della qualità del lavoro, poiché è difficile concentrarsi completamente e dare il 100% di sforzo a più attività contemporaneamente.
Ciò può portare a errori e risultati non soddisfacenti.
Per questo motivo, è bene evitare di vantarsi di essere bravi a fare multitasking!
Cosa fare al posto del multitasking
In generale, sebbene il multitasking possa sembrare un modo efficiente per svolgere le attività, può avere effetti negativi sull'efficienza e sulla qualità del lavoro.
Invece di cercare di eseguire molte attività contemporaneamente, è meglio concentrarsi su un'attività alla volta.
Ci sono diversi modi per evitare il multitasking e aumentare la produttività.
Ad esempio, è possibile utilizzare la tecnica della "pomodoro" per concentrarsi su un'attività per un periodo di tempo specifico, prima di fare una pausa.
È anche possibile utilizzare una lista di cose da fare per organizzare le proprie attività e stabilire le priorità.
La migliore tecnica alternativa al multitasking è l’esatto opposto ed è conosciuta come "time blocking".
Il time blocking è una tecnica di gestione del tempo in cui una persona divide il proprio giorno o settimana in blocchi di tempo e assegna attività o compiti specifici a ogni blocco.
Il time blocking è esattamente uguale al "time sharing" che fanno i computer, solo che avviene a velocità estremamente ridotta!
Il time blocking può essere utilizzato per organizzare e prioritizzare le attività, aumentare la concentrazione e la produttività e gestire il tempo in modo più efficace.
Ci sono diversi benefici nell'utilizzare il time blocking come tecnica di gestione delle attività:
- Aumento della produttività: assegnando attività specifiche a blocchi di tempo specifici, è più facile concentrarsi e completare le attività senza la distrazione di altre attività o compiti. Ciò può portare a un aumento della produttività e dell'efficienza.
- Miglioramento della gestione del tempo: il time blocking può aiutare una persona a gestire meglio il proprio tempo e a prioritizzare le attività in base all'importanza o alle scadenze. Ciò può aiutare a prevenire la procrastinazione e assicurare che le attività importanti vengano completate in modo tempestivo.
- Miglioramento dell'equilibrio lavoro-vita privata: il time blocking può aiutare una persona a bilanciare meglio il proprio lavoro e i propri impegni personali, permettendo loro di assegnare specifici blocchi di tempo per ciascuno di essi. Ciò può aiutare a prevenire un sovrapprogrammazione e ridurre lo stress e l'esaurimento.
- Maggior flessibilità: il time blocking permette ad una persona di essere flessibile con il proprio programma e di modificare i propri blocchi di tempo come necessario. Ciò può essere particolarmente utile per le persone con programmi imprevedibili o per chi deve essere in grado di adattarsi alle circostanze cambianti.
Il time blocking è una tecnica molto efficace ed è usata da molte persone di successo.
È però importante essere realistici e permettere un certo grado di flessibilità quando si utilizza il time blocking, poiché non è sempre possibile prevedere esattamente quanto tempo un compito richiederà.
La ricerca che c'è dietro
Ecco tre studi che supportano l'idea che il multitasking possa essere dannoso per la produttività e le prestazioni:
- "The Penalties of Multitasking" (Sanbonmatsu, Strayer, & Drews, 2006): questo studio ha trovato che il multitasking mentre si guida (usando un cellulare o un altro dispositivo elettronico) può influire significativamente sulle prestazioni di guida e aumentare il rischio di incidenti.
- "Multitasking and Switching Costs" (Furnham & Cheng, 2016): questo studio ha scoperto che il multitasking può portare a costi di cambio di attività maggiori, ovvero il tempo e gli sforzi richiesti per passare da un'attività all'altra. Gli studiosi hanno scoperto che questi costi possono portare a una diminuzione della produttività e dell'efficienza.
- "The Psychological Costs of Multitasking" (Ophir, Nass, & Wagner, 2009): questo studio ha trovato che il multitasking può portare a una diminuzione del piacere nell'esecuzione delle attività, oltre a un aumento dello stress e della fatica. Gli studiosi hanno anche scoperto che il multitasking può portare a una diminuzione della connessione sociale e dell'empatia, poiché può rendere più difficile impegnarsi completamente e comprendere gli altri.
In generale, questi studi suggeriscono che il multitasking può avere effetti negativi sulla produttività, le prestazioni e il benessere.
Il multitasking è sempre negativo?
Ci sono casi in cui si può fare multitasking in modo efficace.
Questo è quando le attività che stai eseguendo non competono per l'attenzione.
Ci sono un certo numero di attività che possiamo eseguire in modalità automatica e che richiedono una notevole quantità di tempo.
Queste attività includono:
- camminare, fare jogging, correre (anche con il cane, se ne hai uno);
- andare al lavoro;
- cucinare e mangiare;
- pulire la casa;
- aspettare in fila;
- prendere il sole, fare un massaggio.
Come puoi vedere, la lista non è molto lunga.
Puoi combinare una o più di queste attività con attività che richiedono concentrazione mentale, come:
- parlare al telefono, per lavoro o per mantenere i contatti con amici e familiari;
- ascoltare podcast o audiolibri.
In questo modo stai utilizzando efficacemente il tempo che altrimenti sarebbe stato sprecato su un'attività che non richiede la tua attenzione.
Questo è il vero multitasking... qualcosa che un computer non può fare!
Il mio modo preferito di fare multitasking è ascoltare audiolibri mentre corro.
Gli audiolibri possono essere ascoltati alla velocità doppia (sì, si può davvero fare... prova) e questo significa che posso mettere fino a 80 minuti di ascolto nel mio quotidiano jogging di 40 minuti.
Dal momento che un audiolibro ha una durata media di 4 ore, posso consumare circa due audiolibri completi a settimana.
Teoricamente potrei "leggere" più di 100 libri all'anno, ma non corro ogni giorno e a volte quando corro non ascolto audiolibri... quindi il mio record è solo 64 libri in un anno.
In ogni caso, tutti questi libri sono stati assorbiti mentre facevo qualcos'altro: questo è il vero multitasking.
Adesso che lo sai, puoi fare lo stesso e utilizzare il “vero” multitasking per ampliare la tua mente con più conoscenza :)
